Opciones de almacenamiento en la nube

La computación hoy en día se orienta hacia la nube, entre otras razones por dos motivos principales:

1. Movilidad. Tener la posibilidad de continuar nuestro trabajo en el punto en el que lo dejamos desde cualquier computador en cualquier lugar del mundo.

2. Colaboración. Trabajar en la nube permite tener un repositorio único de documentos al que acceden todos los miembros del equipo, evitando duplicación de archivos, además de permitir el seguimiento de los cambios de los documentos.

En Escuela Digital hemos probado cinco de las diversas opciones de almacenamiento en línea (las que nos parecen las mejores), y después del análisis no podemos decir que una opción se destaca sobre las demás, sino que cada una resalta en algunos aspectos por lo que la elección depende principalmente del uso que se le vaya a dar y de nuestros métodos de trabajo. Dicho esto, vamos al análisis, los servicios que comentaremos son:

Box.net

Uno de los primeros servicios de almacenamiento en línea, orientado a la empresa y con gran cantidad de clientes corporativos. Ofrece gran cantidad de espacio de almacenamiento, además de integración con muchos servicios de terceros y una tienda de aplicaciones.

Dropbox

Servicio relativamente nuevo, pero que se ha hecho un espacio importante en este servicio. Tanto que, sin contar con las funcionalidades de Box.net (lider en el rubro) está compitiendo directamente con este. Su principal fortaleza es que permite sincronizar los archivos de la web con el escritorio a través de un software especial.

Google Docs

Lanzado como una suite de oficina en la nube (al estilo de Word, Excel y Power Point), Google Docs ofrece también almacenamiento en línea de archivos. Su principal fortaleza es que con precios muy cómodos podemos comprar mucho espacio (hasta terabytes de espacio) y usarlo también como almacenamiento interactivo de fotos con álbumes web de Picasa.

Ubuntu one

Servicio nuevo de Ubuntu, integrado completamente con el sistema operativo y muy similar a Dropbox pues permite sincronización con el escritorio (aunque sin instalar ningún software, si usas Ubuntu). Su principal fortaleza es la integración perfecta con Ubuntu (no es necesario instalar nada) y que está preparando una versión para Windows para ser multiplataforma y competir de igual a igual con Dropbox.

Zoho Docs

Similar a Google Docs, pero con una orietación principal a grupos de trabajo. Sus principales fortalezas son la excelente interfaz web que permite arrastrar y soltar, además de crear espacios de trabajo y grupos, seguimiento de versiones, control de permisos, etc y su orientación a trabajos en grupo.

QUÉ ES ALMACENAMIENTO EN LA NUBE

Es el servicio que permite tener nuestros archivos en un servidor web, lo que permite acceder a ellos desde cualquier lugar y cualquier computadora (o terminal como smartphones, tablets, etc.). Además, nos sirve como copia de respaldo ante cualquier problema de la PC que pueda originar pérdida de datos (virus, shocks eléctricos, daños físicos). Algunos servicios ofrecen sincronización con el escritorio. Es decir, que podemos trabajar con los archivos directamente desde la computadora (sin descargar ni subir archivos) y un software se encarga de sincronizarlos con la nube. Todos estos estos servicios son escalables (bajo demanda), es decir, uno paga por lo que necesita (incluyendo versiones gratuitas con opciones mínimas).

Empecemos con la comparativa.

Capacidad de almacenamiento gratuita.

Los cinco servicios mencionados cuentan con una opción gratuita. Las capacidades de almacenamiento de cada uno son:

• Box.net: 5GB
• Dropbox: 2GB
• Google Docs: 1GB
• Ubuntu one: 2GB
• Zoho Docs: 1GB

Ganador: Box.net Los 5GB que ofrece dejan muy por detrás a servicios líderes como dropbox o GoogleDocs.

Sincronización con el escritorio (plataformas soportadas)

Todos los servicios son accesibles a través de la web (usando un navegador) pero la verdadera potencia de un almacenamiento en la nube ocurre cuando se puede sincronizar con el escritorio. Es decir, que en nuestro disco duro tengamos una carpeta que replique exactamente todos los archivos que tenemos en la nube. Y que cuando cambiemos uno de dichos archivos sus cambios se reflejen en la nube y viceversa. En esta opción reside la verdadera potencia de estos servicios, ya que en otro caso sería casi equivalente a tener adjuntos en un correo electrónico, que para editarlos debemos descargarlos, editarlos y resubirlos (terminando con archivos duplicados, triplicados o más).

• Box.net: solo en la versión de pago (solo para Windows)
• Dropbox: gratuito (para Windows, Mac, Linux, Android, BlackBerry, iPhone, iPad)
• Google Docs: no tiene
• Ubuntu one: gratuito (para Ubuntu y se encuentra en desarrollo una versión para Windows)
• Zoho Docs: no tiene

Ganador: DropBox La posibilidad de sincronizar directamente multiples plataformas de escritorio y móviles avasalla a su competencia. El único que cuenta con una sincronización directa y gratuita es Ubuntu, pero hasta que su versión para Windows (por el número de usuarios de este SO) no salga de la beta no podremos saber si es un real competidor para DropBox.

Interfaz web

Aunque la idea de sincronización con el escritorio es genial, en algunas ocasiones tendremos que acceder por el navegador (para acceder al historial de revisiones, para acceder desde una computadora o dispositivo prestado, etc.)

• Box.net: interfaz impecable, con una tienda de aplicaciones para enriquecer la experiencia. Posibilidad de editar directamente archivos con aplicaciones web (como Zoho para archivos de Office), opciones de arrastrar y soltar, previsualizaciones de archivos (incluidos documentos de oficina). En definitiva, excelente. Es más, el punto fuerte de Box siempre ha sido la genial experiencia de usuario cuando accede al servicio por el navegador. Insuperable, sin duda.
• Dropbox: Interfaz minimalista y con historial de eventos (archivos cambiados, subidos, borrados, etc).
• Google Docs: Interfaz tipo tabla con carpetas y documentos. Además se integra con las aplicaciones de Google como la creación de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.
• Ubuntu one: Interfaz minimalista muy similar a DropBox.
• Zoho Docs: Interfaz potente que solo queda por detrás de Box.net por la tienda de aplicaciones. Aunque el ecosistema Zoho es tan grande que en sí mismo puede considerarse una tienda de aplicaciones. La interfaz de Google Docs permite compartir, comprimir, descomprimir, ver historial de eventos, encontrar archivos por tipos, integrarlos con sus aplicaciones de oficina, crear grupos y espacios de trabajo. Zoho, como Box.net están creados pensando en el uso corporativo más que en el personal.

Ganador: Box.net Aunque a nuestro parecer supera por poco en funciones a la interfaz de Zoho (y que incluso Box.net se apoya en aplicaciones de Zoho para enriquecer la experiencia de su interfaz web), creemos que Box, por su diseño limpio e intuitivo (a primera impresión, la interfaz de Zoho es un poco cargada) es el ganador, aunque por bastante poco, de esta categoría.

Historial de revisiones

Este es otro tema crucial. El historial de revisiones significa el almacenamiento de las distintas versiones del mismo archivo. Para explicarlo más fácil: si subimos un archivo tenemos la opción 1.0 (como ejemplo, el código puede variar), si luego editamos ese archivo tendremos la versión 2.0. Esto se traduce en no tener archivos duplicados o triplicados con diferencias menores que solo entorpecen el trabajo. El historial de revisiones nos permite retroceder a versiones anteriores de ser necesario. En este campo, salvo Ubuntu One (a menos que no hayamos mirado bien y no hayamos encontrado la opción), todos los demás servicios ofrecen historial de revisiones. La comparativa iría por el lado de quien ofrece algo adicional y en ese sentido, todos permiten descargar cada versión para luego compararlas a mano (Box.net solo ofrece historial de revisiones en su versión de pago). En esta categoría, Zoho Docs y Google Docs se encuentran en una mejor posición porque contienen aplicaciones de oficina incorporadas, lo que hace posible ver directamente los cambios en los archivos y compararlos.

Ganador: Empate entre Zoho Docs y Google Docs. En esta categoría en particular es difícil dar un ganador. De entrada podría decirse que para uso personal podría ser mejor Google Docs (porque se integra con Gmail) y para uso corporativo el ganador sería Zoho Docs por su integración con todas las aplicaciones de Zoho Business. Sin embargo, bien puede usarse Zoho en el ámbito personal y Google en el corporativo, por lo que la decisión es cuestión de cada usuario.

Versión de pago

Este es uno de los puntos más delicados puesto que en versión gratuita podemos tranquilamente ir probando servicios, pero desde que realizamos un pago para aumentar funcionalidades, lo más probable es que queramos quedarnos con ese servicio y no tirar el dinero al agua haciendo una mala decisión.

• Box.net ofrece tres planes de pago: Personal, Business y Entreprise. En el personal podemos adquirir 25GB por 10 dolares al mes y 50GB por 20 dólares al mes. Box.net está orientado al uso empresarial por lo que en el plan Business las funciones se ven mucho mejor: 500GB de espacio, protección de archivos por contraseña, sincronización con el escritorio, historial de revisiones, etc. Este plan cuesta 15 dólares por usuario al mes y se puede contratar como mínimo para tres usuarios. La versión enterprise da almacenamiento ilimitado y está pensada para grandes empresas por lo que es necesario llamarlos por teléfono para acordar los términos.
• Dropbox está orientado al uso personal (aunque está empezando a entrar al uso corporativo que es donde tiene real valor este tipo de servicios). Se pueden contratar 50GB por diez dólares al mes y 100GB por veinte dólares al mes.
• Google Docs. El almacenamiento de Google se comparte entre archivos, Gmail y álbumes web de Picasa. Y sus precios son realmente cómodos. Desde 5 dólares al año por 20GB hasta 256 dólares al año por 1TB (1000GB).
• Ubuntu One se queda corto en este aspecto pues para conectarse desde el móvil hay que pagar 4 dólares al mes (o 40 al año). Para añadir almacenamiento hay que pagar 3 dólares al mes (0 30 al año) por 20GB.
• Zoho Docs, pensado como hemos recalcado constantemente, en el uso empresarial ofrece para el uso personal desde 5GB por 3 dólares al mes hasta 200GB por 62 dólares al mes. Para uso corporativo (a partir de 3 usuarios) se paga 9 dólares mensuales por 15GB, con un máximo de 500GB con un costo de 106 dólares al mes para tres usuarios y dos dólares adicionales por cada usuario.

Ganador: Es una categoría muy complicada y cada servicio destaca en algo en particular (como Google con su enorme capacidad de almacenamiento a precios muy bajos o Dropbox con sus cómodos precios para uso personal). Para uso personal, sin duda la mejor opcion es Dropbox. Para uso empresarial, considerando solo el costo, de entrada va mejor Box.net (45 dólares al mes para tres usuarios con 500GB frente a 106 dólares por tres usuarios con 500Gb de Zoho) pero a medida que se sube en cantidad de usuarios, su precio puede ser muy alto. Sin embargo, el costo no lo es todo, pues para una empresa que ya usa Google Docs le vendrá mejor contratar el almacenamiento adicional de Google. Lo mismo para una empresa que, como Escuela Digital, usa Zoho. Así que la decisión queda en cada uno.

Seguramente se nos han quedado varias categorías de comparación pendientes. Así que podríamos bien hacer una segunda parte de esta comparativa. Dejen sus sugerencias en los comentarios.